Powiadomienie dotyczące poufności danych

Data wejścia w życia: 25 maja 2018 r.

 

ZAKRES I ZMIANY

Jest to ogólne powiadomienie o sposobie przetwarzania danych osobowych zewnętrznych podmiotów danych, na przykład dla klientów, konsumentów i partnerów biznesowych.

W stosownych przypadkach udostępnimy dodatkowe powiadomienia dotyczące poufności danych w określonych sytuacjach, które mogą modyfikować i (lub) uzupełniać informacje tutaj podane. 

Powiadomienie może być co jakiś czas aktualizowane, i kiedy to nastąpi, niezwłocznie udostępnimy zaktualizowaną wersję, która będzie zawierać odpowiednie zmiany. 

KONTROLERZY DANYCH OSOBOWYCH I DANE KONTAKTOWE

Firma ALK i jej podmioty (pełna lista i dane kontaktowe są dostępne tutaj) są wspólnymi kontrolerami danych osobowych. Zasadą jest, że nasze lokalne oddziały ALK są głównymi punktami kontaktowymi dla osób, których dane te dotyczą w poszczególnych regionach, również wtedy, gdy osoby te korzystają ze swoich praw. Prawa takie mogą być jednak egzekwowane w odniesieniu do każdego z kontrolerów i przeciwko nim.

Podstawowe dane kontaktowe centrali ALK w Hørsholm to: ALK-Abelló A/S ∙ Bøge Allé 6-8 (Adres dla interesantów: Bøge Allé 1) ∙ DK-2970 Hørsholm ∙ Denmark ∙ Tel.: +45 45 74 75 76 ∙ email: reception@alk-abello.com

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych ALK są dostępne tutaj.

 PRZETWARZANE PRZEZ NAS DANE OSOBOWE

Zasadniczo przetwarzamy Państwa dane tylko wtedy, gdy są one potrzebne do naszych zgodnych z prawem celów biznesowych, jesteśmy do tego zobowiązani odpowiednimi przepisami lub gdy zdecydują się Państwo dobrowolnie je udostępnić.

Z danych wrażliwych będziemy przetwarzać jedynie takie, jak dane dotyczące zdrowia, o ile zostały one zatwierdzone odpowiednimi przepisami lub jeśli wyrażą Państwo wyraźną i świadomą zgodę. Nie gromadzimy świadomie danych dostępnych online dotyczących dzieci za pośrednictwem naszych witryn i aplikacji, a w innych sytuacjach zbieramy takie dane tylko wtedy, gdy jest to istotne i właściwe zgodnie z odpowiednimi przepisami. W przypadkach, w których to czynimy, zawsze angażujemy rodziców lub opiekunów dzieci. 

W celu przetworzenia Państwa danych potrzebujemy przyczyny („celu”) i podstawy prawnej. Konkretne rodzaje danych i istotne szczegóły są następujące:

1. Dane niezbędne do realizacji umów z Państwem (np. kiedy zamawiają Państwo nasze produkty lub podpisują umowę biznesową, w której dostarczają nam lub otrzymują od nas produkty lub usługi), takie jak dane kontaktowe; właściwe dla umowy identyfikatory; szczegóły dotyczące płatności finansowych; szczegóły zamówienia, wysyłki i dostawy; szczegóły umowy i parametry jej wykonania;

  1. Cel: wykonanie umowy zawartej z Państwem
  2. Podstawa prawna: wykonanie umowy zawartej z Państwem
  3. Okres przechowywania: na czas obowiązywania umowy i przez 2 lata po jej zakończeniu (okres może zostać przedłużony, np. w przypadku wymogu prawnego lub czynności prawnej)
  4. Źródło danych: zazwyczaj dane są uzyskiwane od Państwa i za pośrednictwem wewnętrznych procesów biznesowych
  5. Wymóg dostarczenia danych i konsekwencji związanych z ich niedostarczeniem: dane niezbędne do realizacji umowy są warunkiem zawarcia umowy/złożenia zamówienia oraz otrzymania lub dostarczenia odpowiednich produktów i usług.

2. Dane wymagane do przetworzenia w celu spełnienia wymogów prawnych, take jak dane podatkowe dotyczące finansów, odpowiednie dane dotyczące zdrowia, bezpieczeństwa i zdolności do pracy, przepisy dotyczące przeciwdziałania tzw. praniu pieniędzy itp.

  1. Cel: zgodność z wymogami prawnymi
  2. Podstawa prawna: zgodność z wymogami prawnymi
  3. Okres przechowywania: tak długo, jak wymagają tego odpowiednie przepisy
  4. Źródło danych: zazwyczaj dane są uzyskiwane od Państwa i za pośrednictwem wewnętrznych procesów biznesowych
  5. Wymóg dostarczenia danych i konsekwencji związanych z ich niedostarczeniem: może być wymagane od Państwa dostarczenie pewnych danych, takich jak NIP, zgodnie z odpowiednimi przepisami, a niedostarczenie takich danych może spowodować, że firma ALK nie będzie w stanie spełnić wymogów prawnych co może skutkować konsekwencjami opisanymi w odpowiednich przepisach.

 

3. Dane, których użycie przez nas w kontekście naszej działalności gospodarczej jest uzasadnione, takie jak dokumenty biznesowe i szczegóły dotyczące naszych relacji i działań; odpowiednie klasyfikacje biznesowe i dane kontaktowe; publicznie dostępne dane biznesowe dotyczące pracowników i przedstawicieli firm i władz; e-maile firmowe i korespondencja; dane istotne z punktu widzenia uczestnictwa w konferencjach i szkoleniach lub przeprowadzaniu publicznych wywiadów lub udziału w oficjalnych wydarzeniach; bezpieczeństwo IT i dane administracyjne (stosujemy również pliki cookie – podczas odwiedzania naszych witryn otrzymasz odpowiednie powiadomienie o ich wykorzystaniu); dane niezbędne do zapobiegania oszustwom lub nadużyciom oraz do zapewnienia bezpieczeństwa i higieny podczas podróży służbowych i imprez; dane dotyczące bezpieczeństwa i odwiedzających, w tym system telewizji przemysłowej stosowany w celu zapewnienia bezpieczeństwa naszych obiektów. Mamy również uzasadniony interes w udostępnianiu w stosownych przypadkach danych w ramach Grupy ALK do wewnętrznych celów administracyjnych oraz w ujawnianiu danych stronom zewnętrznym, z którymi współpracujemy (np. organizatorom podróży).

  1. Cel: prowadzenie działalności w sposób efektywny i bezpieczny, w tym utrzymanie bezpieczeństwa danych oraz pracowników i pacjentów, a także zapewnienie odpowiedniej jakości produktów i usług, bezpośredni marketing produktów lub usług ALK podobnych do tych, które już Państwo kupili (mogą Państwo w każdej chwili zrezygnować)
  2. Podstawa prawna: nasze uzasadnione interesy
  3. Okres przechowywania: dane będą przechowywane tylko tak długo, jak będzie to konieczne i będą podlegać okresowym przeglądom i wewnętrznym regułom przechowywania. Zazwyczaj będziemy przechowywać dane biznesowe przez okres dwóch lat od naszej ostatniej interakcji
  4. Źródło danych: dane są zazwyczaj uzyskiwane odpowiednio od Państwa oraz interakcji z Państwem i partnerami biznesowymi
  5.  Wymóg dostarczenia danych i konsekwencji związanych z ich niedostarczeniem: w większości przypadków dane są dostępne w wyniku interakcji i działań biznesowych, w które są Państwo zaangażowani. W rzadkich przypadkach możecie zostać Państwo poproszeni o podanie pewnych danych, jeśli uzasadnione jest wymaganie takich danych do celów odpowiednich działań biznesowych. W takich sytuacjach wszelkie stosowne konsekwencje, jeśli jakiekolwiek wystąpią, będą musiały zostać Państwu przekazane tam gdzie będzie to miało zastosowanie

Możecie Państwo skontaktować się z nami w dowolnym momencie, aby uzyskać dodatkowe informacje o tym, w jaki sposób zarządzamy naszymi uzasadnionymi interesami oraz Państwa prawami i swobodami.

 

  1. Dane, na przetwarzanie których wyrażają Państwo zgodę, na przykład, przy okazji subskrypcji naszego biuletynu lub dostarczania opcjonalnych informacje podczas korzystania z formularzy kontaktowych
    1. Cel: zapewnienie Państwu możliwości udostępniania informacji oraz otrzymywania informacji lub usług dostosowanych do Państwa potrzeb
    2. Podstawa prawna: zgoda
    3. Okres przechowywania: dane będą przechowywane jedynie przez okres na jaki wyrażą Państwo zgodę, lub przez okres uznany przez nas za stosowny w kontekście sytuacji biznesowej lub usługi, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej
    4. Źródło danych: dane są zazwyczaj otrzymywane bezpośrednio od Państwa
    5. Wymaganie dostarczenia danych i konsekwencji związanych z ich niedostarczeniem: nie muszą Państwo przekazywać danych.

Tam, gdzie to będzie to możliwe, udostępnimy Państwu więcej szczegółów dotyczących konkretnych, odpowiednich przepisów i okresów przechowywania.

 

KTO UJAWNI PAŃSTWA DANE OSOBOWE (ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH)?

W miarę możliwości dostarczymy więcej szczegółowych informacji na temat określonych stron trzecich i podmiotów przetwarzających dane.

i.        PRACOWNICY ALK I ZEWNĘTRZNE PODMIOTY PRZETWARZAJĄCE DANE

 Odbiorcami Państwa danych osobowych będą pracownicy podmiotów należących do Grupy ALK oraz zewnętrzne podmioty przetwarzające dane świadczące określone usługi i przetwarzające dane osobowe w naszym imieniu. Podmioty te będą otrzymywać dane osobowe tylko na zasadzie „niezbędnej wiedzy”, podlegając obowiązkowi zachowania poufności i po podpisaniu odpowiednich dokumentów prawnych.

ii.       NIEZALEŻNE STRONY TRZECIE

 W razie potrzeby możemy ujawnić Państwa dane osobowe niezależnym osobom trzecim, takim jak adwokaci, organy publiczne lub zewnętrzni audytorzy. W innych sytuacjach, na przykład podczas korzystania z zewnętrznych dostawców przesyłek lub usług płatniczych, będą Państwo uczestniczyć w procesie, a tam, gdzie ma to zastosowanie, oferowane będą Państwu opcje dotyczące transakcji lub metody płatności.

iii.      PRZEKAZYWANIE DANYCH Z UE/EOG DO PAŃSTW TRZECICH

 Jeśli udostępnimy dane z UE/EOG firmie lub jednostce stowarzyszonej ALK w kraju trzecim, zastosujemy klauzule umowne odpowiadające standardom UE, tak aby firma przyjmująca musiała odpowiednio przetwarzać dane osobowe, chyba że kraj, w którym działa dany podmiot jest już uznany przez UE za oferujący odpowiedni poziom ochrony danych. Więcej informacji na temat takich klauzul jest dostępnych tutaj. Jeśli transfery danych będą potrzebne w innych sytuacjach, poinformujemy Państwa o konkretnych środkach służących zapewnieniu zgodności, które obowiązują w celu egzekwowania prawa UE.

JAKIE SĄ PAŃSTWA PRAWA?

 Jeśli chcą Państwo skorzystać ze swoich praw, prosimy o kontakt, korzystając z danych kontaktowych podanych na początku tego powiadomienia lub kontakt w taki sam sposób, jak w przypadku przekazywania danych i (lub) zgody. W niektórych sytuacjach będziemy mogli również umożliwić Państwu modyfikację i pobieranie Państwa danych oraz dostosowanie opcji prywatności online za pośrednictwem bezpiecznego połączenia.

 

WYCOFANIE ZGODY

Jeśli wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych do jednego lub więcej celów, mają Państwo prawo wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, które miało miejsce przed wycofaniem zgody).

 

DOSTĘP I KOREKTA

Przez cały okres, w którym przetwarzamy Państwa dane, mogą Państwo uzyskać dostęp do swoich danych, a także poprawić nieścisłe dane.

Są Państwo uprawnieni do uzyskania kopii swoich danych, które zostaną dostarczone w poszanowaniu prawa i prywatność innych osób.

Mają Państwo również prawo poprosić nas o podanie wszelkich istotnych szczegółów dotyczących przetwarzania twoich danych osobowych.

PRZENOSZENIE DANYCH

Jeśli Państwo przekazali nam swoje dane na podstawie Państwa zgody lub w wyniku umowy między Państwem a naszą organizacją, to takie dane podlegają prawu do przenoszenia danych.

Oznacza to, że są Państwo uprawnieni do otrzymywania takich danych w formacie przenośnym (w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu komputerowego formacie) oraz do przekazania takich danych Państwu lub, jeżeli jest to technicznie wykonalne, bezpośrednio do innego kontrolera danych (wybrany przez Państwa podmiot lub osoba).

Należy pamiętać, że dane zostaną przekazane Państwu w taki sposób, aby respektować prawa i prywatność innych osób.

 

PRAWO DO SPRZECIWU

 Ilekroć przetwarzamy Państwa dane w oparciu o uzasadnione interesy, mogą Państwo sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych osobowych, podając powody związane z Państwa sytuacją. Mogą Państwo zgłosić sprzeciw bez podawania przyczyn, gdy dane są wykorzystywane do celów marketingu bezpośredniego.

USUNIĘCIE („PRAWO DO ZAPOMNIENIA”)

 Mogą Państwo poprosić o usunięcie swoich danych osobowych i ich dalsze nie przetwarzanie. Jeśli jednak nadal potrzebujemy i (lub) jesteśmy prawnie zobowiązani do przechowywania takich informacji, skasowanie takich danych może zostać odroczone. W takich sytuacjach zostaną Państwo poinformowani o przyczynie odroczenia oraz kiedy faktycznie nastąpi usunięcie danych.

 

OGRANICZENIE PRZETWARZANIA

 Zamiast usuwania danych mogą Państwo poprosić o ograniczenie dostępu do swoich danych. Dalsze przetwarzanie zastrzeżonych danych może nastąpić tylko za Państwa zgodą lub z powodów przewidzianych w obowiązujących przepisach prawa.

Jeśli ograniczenie dostępu nie będzie możliwe, ponieważ będziemy zmuszeni i prawnie upoważnieni lub zobowiązani do przetwarzania danych, zostaną Państwo poinformowani o przyczynach.

Zostaną Państwo również poinformowani, kiedy ograniczenie będzie zniesione, aby mogli Państwo podjąć dalsze działania, jeśli zajdzie taka konieczność.

SKARGI

Prosimy o kontakt, jeśli nie są Państwo usatysfakcjonowani sposobem przetwarzania danych, otrzymanymi informacjami lub jakimkolwiek innym aspektem związanym z ochroną Państwa danych osobowych. Mogą Państwo również skontaktować się bezpośrednio z inspektorem ochrony danych ALK.

 

PRAWO DO ZŁOŻENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO

Jeśli uważają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza prawo UE, mają Państwo prawo do składania skarg do organu nadzorczego w państwie członkowskim UE, w którym Państwo mieszkają, pracują lub gdzie miało miejsce domniemane naruszenie.

 Każdy taki organ powinien mieć dostępną stronę internetową w swoim języku urzędowym, gdzie wyjaśnione są wszystkie niezbędne szczegóły. Prosimy skontaktować się z nami w celu uzyskania pomocy, jeśli mają Państwo jakiekolwiek problemy z uzyskaniem takich informacji.

BEZPIECZEŃSTWO I NASZE WARTOŚCI

 Podejmujemy racjonalne środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Państwa danych osobowych i zapewnienia, że takie dane są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami. Posiadamy szereg stosownych wewnętrznych zasad, procedur i wytycznych, a także dbamy o posiadanie właściwych umów dotyczących nieujawniania, przetwarzanie danych oraz innych odpowiednich przepisów, aby Państwa dane były właściwie chronione.

 Cenimy sobie wartości prywatności i chcemy mieć pewność, że Państwa dane są bezpieczne, i że w razie potrzeby, otrzymają Państwo konkretne informacje o zagrożeniach i wszelkich podejmowanych przez nas działaniach ograniczających ryzyko. Aby dowiedzieć się więcej, proszę przeczytać Oświadczenie o wartościach prywatności ALK, które jest dostępne tutaj.

 

AUTOMATYCZNE PODEJMOWANIE DECYZJI, W TYM PROFILOWANIE

 

Aby skutecznie prowadzić działalność i dostarczać wysokiej jakości produkty i usługi, stosujemy szereg automatycznych narzędzi i klasyfikacji, które są istotne dla prowadzenia naszej działalności.

 

 Nie będą jednak Państwo podlegać żadnym decyzjom opartym wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu (w tym profilowaniu), które w jakikolwiek sposób wpłynęłoby na Państwa prawa.

Last updated: 2018.05.29